公司档案管理办法模板：提升档案管理水平，助力业务发展
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第一章 总则
为了加强公司的档案管理工作，提升档案管理的水平，从而更好地为公司的各项业务发展提供服务。依据《中华人民共和国档案法》以及《中华人民共和国档案法实施办法》、《银行档案管理办法》的相关规定，特地制定了本办法。
本办法所称档案为公司在管理及业务活动里直接形成的，对公司具有保存和利用价值的各种不同载体的历史记录，包括文字、图表和声像等。公司档案的类别具体如下：
（一）文书档案，包括:
1．党群工作类：包括党务工作、纪检工作、工会工作等。
行政管理类包含上级来文，还有外来文件，以及会议材料、议案、决议、会议纪要、内部发文、签报、公司制度等。
经营管理方面：包括产品的研发工作，还有产品手册的制定；有营销方案的策划，以及营销宣传的开展；包含营销活动的举办，以及营销培训的进行；涉及营销计划的制定，还有操作手册的编写以及操作规范的确定等。
（二）会计档案，包括：会计凭证、会计账簿、会计报表等。
合同档案包含人事合同、业务合同、采购合同、租房合同以及其他合同等。
（四）声像档案，包括：照片档案、录音档案、视频档案等。
公司档案工作实行两种管理方式，即统一领导和分散管理。办公室承担统一领导公司档案日常工作的职责，还负责制定档案工作的中长期计划，对档案工作的落实情况进行检查督导，同时保管公司总部除人事合同档案、会计档案和党群档案之外的所有档案。各分公司以及总部的其他部门，根据各自的业务或管理职责范围，分别保管本单位在经营管理过程中形成的档案。
各单位需按照本办法的规定及要求，配备相应的文件柜。要指定专门的人员（通常是兼岗），负责做好本单位档案的收集工作、整理工作、立卷工作、归档工作以及保管工作。务必切实维护档案的完整性与安全性，对档案实施科学的管理，以方便档案的利用。
第二章 档案的归集
第五条 档案的归集范围
各单位在工作过程中所产生的载体，若记录了重要活动、决定、权限、职责、信息等，均应纳入档案的归集范围，具体包括以下这些：
（一）各类公文；
标有本单位印章的各类材料。
与本单位及公司领导相关的活动、会议的记录性材料，如纪要等；与客户单位关键人物相关的活动、会议的记录性材料，如纪要等；还有这些活动、会议的照片、录音和视频等。
（四）人事、财务、物品管理过程中的记录性材料；
（五）国家有关部门或客户单位要求保存的其他类材料。
第六条 档案的归集时间
（一）档案的归集应当及时；
档案能否进行归集，是以所涉及的活动、业务、会议和决定等事项是否完结为标志的；
最后，做好入库记录。
第七条 档案的归集要求
（一）归档的材料必须是原件；
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每份档案的底稿要齐全完整，附件也要齐全完整，与所反映事项、内容相关的签报要齐全完整，批示等附属材料也要齐全完整。若存在不齐全、不完整的状况，就应在档案管理电子台账中进行登记。
（三）一般情况下，归档的档案材料一式一份；
档案归集时，要把金属物和杂物去除掉。同时，对于破损的材料以及字迹扩散的材料，需要进行修补。传真件和字迹扩散的文件，应当进行复制，并且将复制件与原件一起归档。
已归集的档案需按年度进行分类存放，同时要按保管期限、密级程度和内容等进行分类立卷。不同卷别之间的排列应保持历史或逻辑关系，卷内资料的排列也应如此。并且要按照便于利用的要求，对档案进行系统排列。
第八条 档案的归集程序与方法
（一）分类
1.区分年度，将档案资料按形成年度分开；
区分保管期限，把档案资料按照永久、长期以及短期这三种保管期限分别放置；
3.区分内容，将档案按文书、财务、合同、声像等类别分开。
（二）装订
归档的材料需要逐项进行装订。装订时，正本要放在前面，定稿放在后面；复文要放在前面，来文放在后面。并且，所使用的装订用品应该有利于档案的保管。
（三）装盒
档案需按照部门（分公司、数据业务事业部）来进行编号，同时也要按照档案类别进行编号，还要按照档案形成年度进行编号，之后再放入档案盒，编号要求见附件 1。“01”指的是办公室；“02”指的是经营管理类档案；“DWGZ”指的是档案小类中的“党务工作”材料（若无档案小类则可省略）；“2015”表示档案形成的年份为 2015 年；“001”代表流水号。
（四）标识
档案装入档案盒时，需要对其进行标识。要在档案盒封面填写档案内容、整理者以及日期。同时，档案盒内要附上所装档案的明细清单。如果启用条形码、二维码等去替代以上手工标识内容，那么就应该同时做好实物档案的扫描电子化工作以及信息系统管理等工作，以确保实物档案标识的完整和可追踪查询。
第三章 档案的保管期限
凡是能够反映本单位主要活动以及基本历史面貌的档案资料，若对公司具有长远的利用价值，像上级单位、股东单位以及董事会所做出的决定、发来的文件、会计档案、人事档案等，这些都被列为永久档案。
凡是反映本单位一般工作活动的文件材料，若在较长时间内对本公司有利用价值，比如全公司工作会议的文件材料，大型重要专业会议的文件材料，公司大事记以及组织机构沿革等编研材料，还有各分公司、数据业务事业部以及总部各职能部门报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料，都应列为长期档案（30 年）。
这些文件材料被列为短期档案（10 年）。
档案材料若介于两种保管期限之间，那么其保管期限一律按照从长的原则来确定。
第四章 档案的保管场所
各单位应当创造条件来设立专门的档案保管库房。倘若受到客观条件的限制，无法实现设立专门档案保管库房这一目标，那么就应当至少配备专门的带锁文件柜，用其来保管档案，并且需要在文件柜门上或者适当的位置进行必要的档案标识。
档案库房或档案柜需要配备一些必要的设施。这些设施包括监控设施和消防设施。或者，档案库房或档案柜需要置于监控范围之内，同时也需要置于消防保护范围之内。这样做的目的是要达到防火、防盗、防潮、防虫的要求，从而保证档案的安全。
档案柜的钥匙也应由专人保管，同时也要做好责任人交接登记。
第五章 档案的开发与利用
公司内部人员能够查询和借阅档案。不过，需要办理相应的审批手续，并且要填写《档案借阅申请表》（见附件 2）。同时，应当在约定的时间内及时归还档案。档案管理人员需要在档案管理电子台账中对档案借阅进行登记。如果启用了档案信息管理系统，那么相关的审批手续就在系统中完成。
对外单位借阅档案需从严控制。只有经公司总部主管总经理审批同意后，才可以将档案外借。
档案管理过程中，相关人员需严格遵循保密制度。他们不能向无关人员透露档案所涉及的内容，要切实做好维护本单位和公司利益的工作。
第六章 档案的销毁
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第十九条的档案已过保管期限，并且经过了审查鉴定，确认这些档案没有保存价值，这类档案须进行销毁。
每年年底，办公室会和有关部门、单位一起对已达到保管期限的档案进行鉴定。之后，提出处理意见，再将其上报给总经理进行审批。
经鉴定且审批同意销毁的第二十一条档案，应当依照如下规定进行销毁：
监销完成后，双方要签字确认。
（二）档案只能采用焚毁方式销毁，不能出卖或作其他用途。
档案销毁之后，档案人员需要在档案管理电子台账里注明“已销毁”这几个字。并且，还要将销毁申请表等材料进行整理并归档。
每年年底，办公室要组织开展对库存档案的相关情况进行检查，包括档案的数量，以及档案的收进情况、利用情况和销毁情况等。
第七章 附则
各单位能够依据本办法的规定与要求，去拟定本单位的档案管理工作实施细则，同时也可以拟定业务条线的档案管理工作实施细则。
第二十五条本办法由公司办公室负责制订和解释。
第二十六条本办法自签发之日起实施。
附件:
1.编号要求
2.档案借阅申请表
3.档案销毁申请表
4.档案管理电子台账模板
部门（分公司、数据业务事业部）代码
档案分类代码
档案借阅申请表
借阅者须知：
档案资料是公司的宝贵财富，也是公司历史发展的依据。借阅者要切实负责所借阅档案资料的安全，要确保其保密，还要保证其完善。借阅者不能拆散其中的文件，也不能撕去文件。借阅者不能擅自在文件上作标识，更不能涂改文件。未经主管领导批准以及档案部门同意，借阅者不得摄制档案资料，不得复印档案资料，也不得公开档案资料。
档案销毁申请表
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