办公用品采购全知道：从范畴到申购采购流程
进行办公用品的采购时，首先，你得清楚办公用品的范畴，也就是要明确哪些物品属于办公用品。办公用品通常包括以下几类：有各种办公室需要的耗材；有办公设备；有办公家具；有电脑及相关配件；还有其他一些零星物品；同时包含机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。
了解办公用品的范畴之后，由于知晓了办公用品现存的情况以及需求的情况，所以就能够制定办公用品采购申请表了。具体的申购流程以及采购流程如下：
一、办公用品采购及申购流程：
采购人员需在每月 5 日前制定当月公司所需的办公用品统筹计划（表格一）。若采购计划中的单价发生变化，需特别进行说明。对于单价超过 1000 元的办公用品，需单独制作书面申购报告。要说明采购理由，并由部门主管签字确认，然后将其附在计划中一起上报。还要报给财务部进行备案。
审批通过后由行政部采购员进行统一采购。每次采购都要登记到《采购明细》表（表格二）中。并且要让库管员在入库时签字确认入库。月底要汇总《每月采购明细》表。汇总后经过行政部主管确认。以此作为月底支付供应商费用的依据。行政主管或库管员负责复核入库数量与采购数量是否一致。
计划外采购的物品需填写“申购单”（表格三）。需求部门经理要签字确认，行政部经理也需签字确认。采购人员先对申购单报告进行询价，确定物品价格。经企管部总经理或者总裁批准后才可进行采购。如果总价低于等于某个数值，只需企管部总经理审批后即可采购；如果总价高于 2000 元，需企管部总经理初审后提交总裁审批，待审批通过后才可采购。每月上报采购计划时，需要将上月已经完成的计划外采购进行汇总，形成清单《当月计划外采购量明细》(表格四)，并上报给企管部、财务部和总裁。
单价超过2000的物品，需要同时报备财务部做固定资产调整。
采购实行归口管理。行政部负责进行采购工作。对于计划外的部分常用物品，其采购流程如下：
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A 打印机、复印机、传真机和电脑申购：
B 计划外办公用品、家具、礼品等申购： 填写《申购单》
二、 办公用品采购与核销流程：
采购付款通常采取先入账后付款的制度。对于计划内的采购以及采用月结方式的供应商，按照月结方式处理；对于计划外的采购，也尽量采取月结形式。每月月中 15 日左右会结算上个月采购物品的费用。在特殊情况下，如果需要马上支付，需提交书面报告，经企管部总经理批准后，才可以办理付款手续。
2、付款流程
采购付款原则上不能领取现金，而是要汇入供应商账号或者用支票支付。并且实行审批制度。如果有特殊情况需要领取现金，就需要经过行政部主管和企管部总经理的同意。
n 计划内物品的付款总额不能超出预算总额。报销单证的顺序是：首先是报销单，接着是发票，然后是月采购计划表，最后是每月采购明细表。
n 计划外报销单证的顺序如下：首先是报销单；其次是发票；最后是申购单正本，并且申购单正本需有领用签收。
n 审批顺序：采购员，行政部经理，企管部总经理，财务部经理
要做到供货及时。
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采购时应推行合同管理制度。物品采购一般要与供货方签订合同，要详细注明供货的品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式以及违约经济责任等内容。同时，要求供货方提供营业执照和组织代码证的复印件并留存。否则，若出现损失，将由采购人员负责。
实行比价采购制度。对于大数量或高单价的物品采购，需要进行货比三家。要以书面形式将各供应商的情况上报给企管部进行审核，经过总裁批准之后才可以继续合作。必须保证所采购的物品价格是低廉的，并且质量是上乘的。
公司日常使用率较高的物品，需先在市场询得合理价格，然后签订一年合同，合同要对产品质量、价格、售后服务等作出规定。并且每季度都要重新过滤市场情况，当市场价格下浮时，要求供货商相应降价。
行政部应对长期合作的供应商建立档案，向其索取有效的营业执照复印件以及各类相关的证照。并且每年都要对供应商进行评价，然后由企管部留档备案。
附办公用品采购流程图
办公用品采购流程一般是这样的。因为企业规模不同、企业需求不同、部门分工不同等原因，各公司在办公用品采购方面可能会存在差异。以上内容仅供朋友们参考。
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