企业如何规范管理对账单以避免法律风险与物质损失

am928 · 发表于 2025-3-11 21:19:44

企业对账单在企业买卖交易中较为常用，是一种文件材料。它主要用于证明买卖双方货物交易的往来情况。依据《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第一条的规定，对账单在交易确认方面具有证据效力，且这种证据效力是被法律所认可的。因为对账单的形式较为简洁，操作也很方便，所以很多企业都接受并采用了它。

现实中不少企业对小小的对账单不够重视，在管理方面存在不足。它们缺少内容要件，也缺乏程序规范。一旦买卖双方发生矛盾纠纷，原本潜在的法律风险就会转变为巨大的物质损失。

1.对账单中内容需涵盖交易行为的要件，并明确、具体

对账单格式内容需涵盖买卖交易的主要方面，像品名、规格、数量、单价以及金额等，同时还需涵盖欠款金额。对于频繁进行交易的买卖双方而言，常常会发生退货换货的情况，也会有奖励赠与以及价格折让等事宜，而这些事宜也必须在对账单中予以明确。事先签订一份书面协议是安全的做法。要按照买卖合同的要求，明确买卖交易的主要事项和权利义务，比如委托对账人、确定付款期限、明确质量标准、规定异议期限等。约定充分的协议，再配合对账单，就能明确记载双方的交易约定和交易记录。

另外，对账单内容需要体现出双方都认可的意思。比如可以这样注明：经过双方的核对并且已经确认无误，在截止到*年*月*日的时候，**公司仍然欠着**公司的货款，总共是：**元。

对账单中买卖双方的名称需要准确。收货方的签章应当加盖收货方的公章，或者由收货方的法定代表人进行签字。

对账单需显示双方单位名称，并且要与营业执照或工商登记记载的名称保持一致，不能简写。若未做到这一点，一旦涉诉至法院，因交易方不明确，卖方就需承担证明交易事实的举证责任，从而增加诉讼风险。在现实中，曾出现过本应是公司却写成部门或厂，以及发货方写成个人的情况。

如果由其他人进行签收，要么应在事先的协议中明确，要么需要签订补充协议来明确委托关系。在现实中，经常是由收货方的员工进行签字。这样做的不利后果在于，一旦收货方不承认交易行为，并且不承认员工是自己委托签字的人，那么发货方在诉讼过程中就需要去证明签字方对账是职务行为。如果发货方未能提供证据，并且也没有其他能够证明交易存在的材料，那么就将面临败诉的情况。

3.在对账单中明确收货方提出异议的方式和期限

在长期交易中，常常会出现价格变动、退换货、发票等方面的特殊情况。除了要在对账单中清楚地写明这些事项之外，还应当在协议以及对账单中明确提出异议的方式和期限，同时要记载如果逾期就视为确认对账单的内容。主要的提出方式应当明确为书面形式，并且规定的异议期限应该是合理的。这样可以避免法院不予认可。

4.在对账单中明确欠款的还款期限

对账单中明确还款期限具有三重作用。其一，明确了主张权利的起始时间，这样有利于避免超出诉讼时效。其二，当收货方未及时支付货款时，发货方能够向收货方主张逾期付款的违约金。其三，对收货方的还款能起到督促效果。通常情况下，收货方会考虑违约成本而及时向发货方支付货款。

5.诉讼时效

超出诉讼时效的话，就会失去胜诉权。发货方不仅要在对账单中明确还款期限，对于那些尚不打算起诉的情况，企业还可以通过签订还款协议以及让有效证人共同上门催要等方式，来中断并重新计算诉讼时效。

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